La conservazione sostitutiva; cos’è e a cosa serve

Fatture, sanzioni e incartamenti ufficiali, secondo le normative del Codice Civile, vanno conservati fino a dieci danni dalla data di emissione. L’archiviazione tradizionale di questi documenti presenta tuttavia numerosi inconvenienti; in primis l’enorme mole di materiale cartaceo – sensibile a deteriorarsi nella lunga durata – e un notevole dispendio di tempi e risorse per la realizzazione delle singole copie cartacee.

Proprio a questo scopo, a partire dal 31 Marzo 2015 il Legislatore italiano ha introdotto l’obbligo tassativo di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, che mira a dematerializzare sempre più fatture e certificati, sostituendo non solo le copie ma gli stessi originali cartacei con i corrispettivi elettronici.

Di fatto, diventa ancora più pressante archiviare nel modo corretto i documenti redatti su supporti digitali, e l’unico strumento riconosciuto a questo proposito è la conservazione sostitutiva, anche conosciuta come conservazione elettronica o digitale.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: TUTTO HA ORIGINE DAL DOCUMENTO XML

Il processo di conservazione sostitutiva fatture prevede un iter ben preciso. In un primo momento le fatture, i documenti e gli estratti vengono redatti in formato XML e siglati con firma digitale, che conferisce loro valore legale a tutti gli effetti.

Il secondo passo della conservazione elettronica prevede che ai documenti o alle fatture siano assegnati una serie di informazioni (fra cui il numero della fattura e la partita IVA dell’intestatario) atte a indicizzarli in lotti, a cui sarà poi apposta una firma elettronica qualificata e la relativa marcatura temporale, assegnata dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Solo a quel punto le fatture vengono archiviate su server certificati e protetti. In questo modo, la conservazione sostitutiva garantisce una tenuta nel tempo in tutta sicurezza e una comprovata validità legale dei vari incartamenti.

La conservazione sostitutiva delle fatture si propone come obiettivo l’abbattimento dei tempi e dei costi di realizzazione delle copie cartacee, che saranno gradualmente sostituite da documenti digitali, registrati su supporti telematici. Inoltre con il sistema di conservazione elettronica anche la consultazione e la gestione delle fatture diventa più facile, pratica e immediata.

Tutte queste caratteristiche contribuiscono a rendere l’uso della conservazione sostitutiva non soltanto un’esigenza, ma una vera e propria necessità a tutti i livelli in cui è richiesta l’archiviazione di pratiche e documenti ufficiali.

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